Kuidas kirjutada e-kirja? Kõik, mida pead teadma!
Tänapäeval saadame ja saame iga päev kümneid e-kirju – nii eraelulisi kui ka tööalaseid. Kirjutame sõpradele, klientidele, kolleegidele ja õppejõududele. Suhtleme ametiasutustega ja kandideerime tööle – kõigis neis olukordades kasutame elektronposti. Seetõttu on sõnumite korrektne sõnastamine väga oluline. Selles artiklis anname nõu, kuidas kirjutada e-kirja ja mida seejuures meeles pidada.
Mis on e-kiri?
E-kiri on elektronposti vahendusel peetava kirjavahetuse käigus saadetav sõnum. Seda saab kasutada nii tekstilise sisu kui ka multimeedia edastamiseks.
E-posti teel suhtlemine on levinud nii ametlikes kui ka mitteametlikes suhetes, mida iseloomustab veidi vabam vorm.
E-kirjad on enamiku ettevõtete tööalase suhtluse lahutamatu osa. Nende kaudu saavad töötajad suhelda nii ettevõtte sees kui ka väliste koostööpartnerite ja teiste osapooltega.
Praktikas täidab e-kiri tänapäeval ka dokumenteerivat ülesannet – sageli on see kokkulepete, otsuste või edastatud teabe kinnitus.
Seetõttu tasub tunda õigekirja ja keeleetiketi põhireegleid. See muudab nii tööalase kui ka isikliku kirjavahetuse pidamise märksa lihtsamaks.
E-kirja kirjutamine – millest alustada?
Esimese sammuna tuleb kindlaks teha sõnumi iseloom. Sõbrale või tuttavale saadetav eraeluline kiri on hoopis teistsuguse vormiga kui tööandjale saadetav ametlik e-kiri.
Seega on kõige olulisem adressaadi ja vastuvõtja vahelise suhte laad. Kui määratled selle õigesti, väldid juba alguses faux-pas’d.
Kuidas kirjutada e-kirja? Kõige olulisemad osad
Võtmeküsimus on oskus kasutada sõnumi õiget struktuuri.
Hästi liigendatud ülesehitus aitab saajal sisust kiiresti aru saada ja olulise teabe üles leida. Sobimatu struktuur võib muuta sõnumi raskesti loetavaks või mitmeti mõistetavaks.
Milliseid osi tuleb e-kirja kirjutamisel meeles pidada?
Teema
Pealkiri peaks sisaldama põhiteemat, mille kohta sa sõnumis kirjutad. Kui soovid adressaadiga arutada mitut küsimust, tasub need jagada eraldi teemadeks ja igaüht asjakohaselt kirjeldada.
Nii on edastatav teave paremini korrastatud ja seda on lihtsam hiljem leida. Lisaks vähendab iga käsitletava teema jaoks eraldi lõime loomine ohtu, et oluline sõnum jääb teiste teadete hulgas märkamata.
Näidisteema: Kandideerimine copywriter’i ametikohale
Tervitus
Kui teema on määratud, võib liikuda tervituse juurde. Selle vorm sõltub suhtest adressaadiga ja kirjavahetuse iseloomust.
Kui sa ei tea, kes sinu sõnumit loeb, on parim kasutada ametlikku üldist pöördumist, näiteks Lugupeetud daamid ja härrad. Kui tead adressaadi ametit, kraadi, tiitlit või ametinimetust, kasuta täpsemat vormi, näiteks Lugupeetud professor Saar.
Mitteametlikus kirjavahetuses võib viisakusliku avavormelina kasutada lihtsalt nime, näiteks „Tere, Kaisa!”.
Tervituse kasutamise reegel kehtib adressaadiga peetava kirjavahetuse esimese sõnumi kohta. Järgnevates sõnumites ei ole seda vaja korrata.
Põhisisu
Pärast tervitusvormelit võib asuda sõnumi põhisisu juurde. Kui sa ei tea täpselt, kuidas e-kirja kirjutada, püüa tagada, et väljendus oleks lühike, saajale arusaadav ja käsitletava teemaga täpselt seotud. Nii väldid arusaamatusi.
Pööra tähelepanu selgele struktuurile. Kõigepealt kirjelda olukorda ning too esile kõige olulisem teave. Alles seejärel lisa võimalikud küsimused või palve teha soovitud toiming.
Hea tava on valmis kirjutatud tekst uuesti üle lugeda. Nii saad kontrollida, kas sõnumi mõte on piisavalt selgelt edasi antud ja kas mõni oluline teave pole välja jäänud. Selles etapis märkad ka võimalikke vigu.
Lõpetus
Enne e-kirja lõplikku lõpetamist ja allkirjastamist kasuta sobivat lõpetavat vormelit.
Nii nagu tervituse puhul, pööra viisakusliku lõpuvormeli koostamisel erilist tähelepanu teievahelisele suhtele.
Sõltuvalt sellest, milline väljend on konkreetses kirjavahetuses kõige sobivam, võid kasutada näiteks vormeleid Lugupidamisega, Parimate soovidega või veidi vabamat varianti – Head päeva. Pea siiski meeles, et lõpetava vormeli ja allkirja vahele koma ei panda.
E-kirja kirjutamine ja korrektne vormistus
Sõnumi korrektne vormistus näitab professionaalsust ja austust saaja vastu. Allpool on toodud olulisemad reeglid, mida igapäevases kirjavahetuses järgida:
Kirjavahemärgid pärast tervitust
Pärast tervitusvormelit (nt Tere päevast või Lugupeetud proua) tavaliselt koma ei panda ning sõnumi põhisisu alustatakse uuelt realt suure algustähega:
Lugupeetud proua Saar
Tänan saadetud pakkumise eest…
Alternatiivina võib tervituse järel kasutada hüüumärki, mille järel algab järgmine lause suure algustähega:
Tere päevast!
Tänan saadetud pakkumise eest…
Kirjavahemärgid pärast hüvastijättu
Hüvastijätuvormeli (nt Lugupidamisega või Parimate soovidega) järel koma ega punkti ei panda. Järgmisele reale tuleb kirjutada allkiri – ees- ja perekonnanimi, isegi kui adressaat tunneb saatjat konteksti või e-posti aadressi põhjal. See on hea tava ja muudab kirjavahetuse selgemaks:
Lugupidamisega
Jaan Tamm
Vormi Tervitan vältimine
Vormi Tervitan kasutatakse üsna sageli, kuid see ei sobi alati kirjavahetusse. See võib jätta mulje, et saatja asetab end saajast kõrgemale. Seetõttu tasub tööalases ja ametlikus suhtluses eelistada neutraalsemaid vorme:
Tere päevast
Lugupeetud proua
Lugupeetud daamid ja härrad
Kuidas kirjutada e-kirja? Näited
E-kirja teema: Kursusetöö – Jaan Tamm, kliiniline toitumine, III kursus
Lugupeetud professor Saar
Olen Tartu Ülikooli kliinilise toitumise III kursuse üliõpilane.
Manuses saadan aine „Inimese anatoomia” kursusetöö.
Lugupidamisega
Jaan Tamm
E-kirja teema: Majutuse broneerimine – Horvaatia 2026
Tere, Kaisa!
Kuidas sul läheb? Loodan, et oled nüüdseks terve. 🙂
Ütle palun, kas oled meie Horvaatia-reisi majutuse juba broneerinud? Kas saadad mulle üksikasjad?
Ma ei jõua ära oodata, millal sinna jõuame!
Parimate soovidega
Liis
Nüüd tead, kuidas e-kirja kirjutada, millele tähelepanu pöörata ja milliseid reegleid järgida. Edasi tuleb omandatud teadmised lihtsalt praktikas kasutusele võtta.
Kokkuvõte
- E-kiri on elektronposti vahendusel peetava kirjavahetuse käigus saadetav sõnum.
- E-kirja koostamisel pööra erilist tähelepanu suhtele saajaga – sellest sõltuvad sõnumi toon ja vorm.
- Ära unusta e-kirja teemat. See on väga oluline osa, mis võimaldab saajal juba esmapilgul mõista, millist küsimust sõnum käsitleb.
- Nii algus- kui ka lõpetava viisakusvormeli puhul kohanda valitud väljend adressaadiga. Kui sa pole kindel, milline variant sobib, eelista viisakamat lahendust.
- E-kirja põhisisu sõnastamisel hoolitse selge struktuuri eest. Kõigepealt kirjelda olukorda ning too esile kõige olulisem teave. Alles seejärel lisa võimalikud küsimused või palve teha soovitud toiming.
Lisa kommentaar