Kuidas kirjutada avaldust? Kõige olulisemad põhimõtted

Mis on avaldus?

Avalduse eesmärk on saavutada konkreetne tulemus, näiteks saada hüvitist, luba, puhkust või rahalist toetust.

Sellisel dokumendil on ametlikus suhtluses oluline roll ning seda kasutatakse paljudes olukordades – alates kooli või töökoha taotlemisest kuni toetuse taotlemise või lepingutingimuste muutmiseni. Korrektselt koostatud avaldus on sageli esimene samm oluliste isiklike või tööalaste eesmärkide saavutamisel.

Ametlik avaldus – kohustuslikud osad

Korrektselt koostatud avaldus peab sisaldama mitut elementi. Need on järgmised:

• koht ja kuupäev – paigutatakse lehe paremasse ülanurka;
• saatja ehk avalduse esitaja andmed – paigutatakse lehe vasakusse ülanurka; need peavad sisaldama avalduse esitaja ees- ja perekonnanime, elukoha aadressi, telefoninumbrit ning e-posti aadressi;
• saaja andmed – paigutatakse saatja andmete alla; need sisaldavad asutuse täielikku nime või adressaadi ametinimetust, ees- ja perekonnanime ning asjaomase asutuse aadressi;
• pealkiri Avaldus … kohta – paigutatakse lehe keskossa;
• avalduse põhitekst – asub pealkirja all; tavaliselt alustatakse viisakusväljendiga, näiteks Lugupeetud härra/proua, ning seejärel esitatakse konkreetne palve koos põhjendusega;
• käsitsi kirjutatud allkiri – lisatakse avalduse teksti alla paremale.

Mõnele avaldusele lisatakse ka lisad. Sellisel juhul tuleb need dokumendis ära märkida. Kõigi lisade loetelu paigutatakse üldjuhul avalduse teksti alla vasakule.

Kuidas avaldust kirjutada?

Avalduse kirjutamine on mitmeetapiline protsess. Siin on kõige olulisemad asjaolud, mida meeles pidada.

Teksti ülesehitus

Korralik avalduse tekst koosneb üldjuhul kahest või kolmest lausest. Tavaliselt alustatakse viisakusväljendiga, näiteks Lugupeetud härra/proua,.

Seejärel esitatakse konkreetne palve. Selleks võib kasutada näiteks väljendeid Pöördun teie poole palvega …, Palun … Seejärel tuleb avaldust põhjendada. Selleks sobivad laused, mis algavad näiteks nii: Oma palvet põhjendan …, Oma palvet motiveerin … Avalduse tekst lõpeb tavaliselt väljendiga Lugupidamisega ning avalduse esitaja käsitsi kirjutatud allkirjaga.

Professionaalne toon

Avalduse koostamisel tuleb tähelepanu pöörata teksti stiilile. Jälgi, et kogu tekst mõjuks professionaalselt. Selleks kasuta ametlikku keelekasutust. Väldi emotsionaalseid väljendeid, žargooni ja kõnekeelt. Tekst peab olema neutraalne, asjalik ja viisakas. Keskendu faktidele ja argumentidele, mis põhjendavad avalduse esitamist.

Avalduse sõnastamisel tasub kasutada lihtlauseid, sest nii on tekst lugejale arusaadavam. Erialaterminite kasutamine on lubatud, kuid nende hulgaga ei tasu dokumendis liialdada.

Teksti vormindamine

Ametliku avalduse koostamisel on lisaks sisule väga oluline ka dokumendi korrektne vormindamine. Tavaliselt soovitatakse kasutada loetavat kirjatüüpi, näiteks Times New Romanit või Arialit, suuruses 11 või 12 punkti.

Reavahe võiks olla ühekordne ning lõikude vahele tasub lisada tühi rida. Nii näeb tekst välja korrektsem ja ülevaatlikum.

Kontrollimine

Enne avalduse välja printimist loe see hoolikalt läbi. Kontrolli, kas dokument sisaldab kõiki vajalikke osi, näiteks avalduse esitaja ja adressaadi andmeid, käsitsi kirjutatud allkirja või lisade loetelu. Täienda võimalikud puuduvad kohad.

Vaata ka üle, ega kiri pole liiga pikk või ebaselge. Vajaduse korral tee vajalikud muudatused. Paranda kindlasti kõik stiili-, õigekirja- ja kirjavahemärkide vead.

Kuidas avaldust kirjutada? Avalduse näidis

Allpool on toodud puhkuseavalduse näidis.