Viisakusvormid e-kirjas – kuidas neid kasutada?

Viisakusvormid e-kirjas – mis on keeleetikett?

Teisisõnu annab õigete algus- ja lõpuvormelite kasutamine adressaadile mõista, et oleme viisakad ning oskame ametlikult suhelda.

Ajad, mil ärikirjavahetus toimus peamiselt paberkirjade teel, on ammu möödas. Tänapäeval kasutatakse eelkõige e-posti. Enamik meist kirjutab igapäevatöös kümneid sõnumeid, mida saadame kolleegidele, koostööpartneritele või juhtidele.

Kahjuks teevad paljud inimesed ka suurest kirjavahetuskogemusest hoolimata endiselt hulgaliselt vigu, mis tulenevad enamasti teadmatusest – ja see võib adressaadi eemale peletada.

Ametliku e-kirja õige ülesehitus

Iga sõnum peaks koosnema kolmest osast:

• algusest ehk tervitusest;
• põhiosast ehk sõnumi sisust, milleks võib olla küsimus, reklamatsioon või teade;
• lõpust ehk hüvastijätust.

Selles artiklis ei keskendu me kirja põhiosale ehk sisule. Tuletame vaid meelde, et olenemata adressaadist tuleb järgida keeleetiketti – suhelda viisakalt, kedagi solvamata ja talle tegevust või otsust peale surumata.

Enne kui hakkame analüüsima e-kirja alguses ja lõpus kasutatavaid viisakusvorme, määratleme adressaadi. Abiks on järgmised küsimused:

• Kas ma tunnen seda inimest? (mitte tingimata isiklikult – kas oleme varem kirjavahetust pidanud?);
• Milline on adressaadi amet või staatus? (ülikooli professor, juht, kolleeg või ametnik?);
• Kas ma tean tema sugu või seda, kuidas ta ennast määratleb?
• Kui vana ta ligikaudu on? (minuealine, minust noorem või vanem?).

Kui oled neile küsimustele vastused leidnud, on lihtsam valida sobivad algus- ja lõpuvormelid. Oluline on, et need sobiksid omavahel: nii tervitus kui ka lõpetus peaksid olema sarnase formaalsusastmega.

E-kirja alguse viisakusvormid

Iga sõnum tuleb sobivalt sisse juhatada. Kohe asja juurde minemine on lubatav üksnes juba käimasoleva kirjavahetuse jätkamisel. Kui pöördud kellegi poole esimest korda, ei tohiks tervitust vahele jätta.

Milliseid viisakusvorme võib e-kirja alguses kasutada?

• Lugupeetud härra [perekonnanimi] / Lugupeetud proua [perekonnanimi] – kui tead adressaadi nime ja sugu;
• Lugupeetud adressaat / Lugupeetud kolleegid – kui adressaat pole täpselt teada või kirjutad organisatsiooni üldisele postkastile;
• Lugupeetud professor [perekonnanimi] / Lugupeetud doktor [perekonnanimi] – kui tead adressaadi akadeemilist tiitlit või ametinimetust;
• Härra [perekonnanimi] / Proua [perekonnanimi] – kui tunned inimest ja olete varem kirjavahetuses olnud; tuttavamas suhtluses võib kasutada ka eesnime;
• Head kolleegid / Tere, meeskond! – kui pöördud oma töökaaslaste või meeskonna poole ning soovid ametlikkust veidi vähendada;
• Tere! – neutraalne ja tänapäeval laialt kasutatav tervitus, mis sobib ka siis, kui adressaat loeb sõnumit hiljem õhtul.

Kas liiga vaba tervitus on ametlikus e-kirjas viga?

Sageli tekitab küsimusi tervitus „Tere!” või veel vabam „Hei!”. Miks tasub sellele tähelepanu pöörata? Väga familiaarne tervitus võib ametlikus kirjavahetuses jätta adressaadist liiga vaba või lugupidamatu mulje, eriti kui te ei tunne teineteist või pöördud kõrgema ametipositsiooniga inimese poole.

„Hei!” sobib pigem sõprade, lähedaste kolleegide ja tuttavate vahelisse suhtlusse. Ametlikus kirjas vali neutraalne „Tere!” või „Lugupeetud …”, sõltuvalt olukorrast. Kui adressaadi sugu pole teada, kasuta nime või ametinimetust ning väldi oletusi, näiteks „Lugupeetud härra/proua”.

Algusvormelite vormistus

Tervituse järel kasutatakse eesti keeles tavaliselt hüüumärki või koma, sõltuvalt valitud vormelist ja asutuse stiilijuhisest. Pärast tervitust jäetakse tühi rida ning põhiteksti alustatakse uue lõiguna. Kõige tähtsam on hoida vormistus kogu kirjas ühtlane.

E-kirja lõpu viisakusvormid

Sissejuhatus ja põhisisu on valmis, seega on aeg kiri lõpetada. Millised lõpuvormelid sobivad ametlikku e-kirja?

• Lugupidamisega;
• Parimate soovidega;
• Jään Teie vastust ootama – sobib siis, kui ootad adressaadilt konkreetset vastust või tegevust.

Kas „Tervitades” kasutamine on viga?

Ka lõpuvormel „Tervitades” võib tekitada küsimusi. Kas see on sobimatu? Mitte tingimata. Seda võib edukalt kasutada poolametlikus või kolleegidevahelises kirjavahetuses. See sobib eriti hästi sõnumitesse, mis algavad tervitusega „Tere!”. Ametlikes kirjades on siiski turvalisem valida „Lugupidamisega”.

Lõpuvormelite vormistus

Lõpuvormeli järele ei panda tavaliselt koma ega punkti. Järgmisele reale kirjutatakse allkiri koos täisnimega, isegi kui adressaat teab e-posti aadressi või saatjaprofiili põhjal, kes talle kirjutab. See muudab kirja lõpetuse selgeks ja professionaalseks.

Ametliku e-kirja näidis

Allpool on näide ametlikust e-kirjast, mis järgib selles artiklis esitatud soovitusi:

Lugupeetud proua Tamm!

Mul on hea meel, et leidsite aega meie artikliga tutvuda. Saadan teile allpool lühikese kokkuvõtte, milles on välja toodud minu hinnangul kõige olulisemad järeldused. Loodan, et sellest on teile kasu.

Lugupidamisega

Maarja Saar