Kuidas kirjutada aruannet? Olulised põhimõtted

Mis on aruanne?

Aruanne võib olla suuline või kirjalik ning on tavaliselt suunatud juhtidele, klientidele, asutustele, investoritele või kontrolliorganitele.

Aruande peamine eesmärk on edastada konkreetset teavet kindla probleemi, protsessi või sündmuse kohta. Aruannet võib muu hulgas kasutada järgmisteks eesmärkideks:

• tegevuste kokkuvõtmiseks,
• uuringutulemuste esitamiseks,
• andmete analüüsimiseks,
• olukorra hindamiseks,
• puuduste tuvastamiseks,
• soovituste esitamiseks,
• töö edenemise jälgimiseks,
• projekti käigu dokumenteerimiseks.

Praktikas täidab aruanne eelkõige teavitavat ja otsuseid toetavat rolli – see võimaldab lugejal teha järeldusi ning võtta ette konkreetseid samme.

Millised omadused on heal aruandel?

Sõltumata aruande liigist peab dokument vastama mitmele põhitingimusele.

• Täpsus – aruanne peab sisaldama ainult konkreetset teavet käsitletava teema kohta. Vältida tuleb ebaselgeid väljendeid ja üldsõnalisust.
• Asjalikkus – sisu peab olema lühike, loogiline ja korrastatud ning igal infokillul peab olema põhjendus ja seos andmetega.
• Objektiivsus – aruanne ei tohi põhineda autori isiklikel arvamustel. Järeldused peavad tulenema faktidest, analüüsidest või uuringutulemustest.
• Ühtsus – dokument peab säilitama ühtse struktuuri, stiili ja esitlusviisi.
• Loetavus – hästi koostatud aruanne võimaldab olulisema teabe kiiresti üles leida, kasutades selleks sisukorda, pealkirju ja peatükke.
• Keeline ja sisuline korrektsus – aruanne peab olema vaba keele-, stiili- ja faktivigadest. Valed andmed või ebatäpsed järeldused võivad viia valede otsusteni.

Kuidas kirjutada aruannet?

Aruande koostamine eeldab teabe korrastamist, sobiva struktuuri loomist ning andmete selget ja objektiivset esitamist.

1. Aruande teema ja eesmärgi määratlemine – kõigepealt tuleb kindlaks teha, mida aruanne käsitleb, millist probleemi analüüsib, miks seda koostatakse ja kes seda lugema hakkab. Sellest sõltuvad nii teabe ulatus kui ka dokumendi keelekasutus.
2. Andmete kogumine ja korrastamine – aruanne peab tuginema usaldusväärsetele allikatele ja konkreetsetele andmetele. Need võivad olla näiteks uuringutulemused, statistika, finantsandmed või vaatlused. Selles etapis tuleb välja valida ka kõige olulisem teave ning kõrvale jätta ebavajalikud või teemaga mitteseotud andmed.
3. Aruande struktuuri koostamine – enne kirjutamise alustamist tasub luua dokumendi kava ja jagada see teemakohasteks osadeks. Nii muutub aruanne loogiliseks ja ülevaatlikuks.
4. Aruande sisu kirjutamine – dokumendi sisu peab esitama fakte, selgitama seoseid, tutvustama andmeid ning viima konkreetsete järeldusteni. Aruannetes kasutatakse sageli tabeleid, graafikuid ja diagramme.
5. Vormistuse täiendamine – aruandel peab olema selge visuaalne ülesehitus, mis muudab sisu jälgimise lihtsamaks. Kasutada tasub pealkirju ja peatükke, täpp- või nummerdatud loendeid ning olulise teabe esiletõstmist. Kõige sagedamini kasutatakse 11–12-punktiseid seriifideta või seriifidega kirjatüüpe ning reavahet 1,15–1,5.
6. Järelduste ja soovituste koostamine – aruande lõpuosa peab sisaldama olulisemate tulemuste kokkuvõtet. Kui dokumendi laad seda eeldab, võib lisada soovitusi, muudatusettepanekuid või riskihinnangu.
7. Aruande kontrollimine – enne dokumendi edastamist tuleb kontrollida andmete õigsust, järelduste vastavust analüüsile, teksti ühtsust, allikate täielikkust ning keelelist ja tehnilist korrektsust.

Milline peaks olema aruande ülesehitus?

Palju sõltub aruande liigist, kuid kõige universaalsem ülesehitus on järgmine:

1. Tiitelleht – sisaldab aruannet identifitseerivat põhiteavet, näiteks pealkirja, autorit, adressaati (kui see on nõutud), dokumendi koostamise kuupäeva ja kohta.
2. Kokkuvõte – olulisemate andmete, tulemuste ja järelduste lühikokkuvõte.
3. Sisukord – peatükkide ja alapeatükkide korrastatud loend koos leheküljenumbritega.
4. Sissejuhatus – aruande teema tutvustus, tausta, analüüsi ulatuse ja peamiste metoodiliste lähtekohtade kirjeldus.
5. Sisu – aruande põhiosa, mis hõlmab probleemi kirjeldust, andmete analüüsi, uuringu või sündmuste käiku ning nende tagajärgi ja tõlgendust.
6. Järeldused – otseselt tehtud analüüsist tulenevate tulemuste kokkuvõte.
7. Soovitused – kavandatavad tegevused, lahendused või järgmised sammud.
8. Bibliograafia – kõigi aruande koostamisel kasutatud allikate loend.
9. Lisad – aruannet täiendavad materjalid, näiteks uuringute üksikasjalikud tulemused, tehniline dokumentatsioon või muud allikmaterjalid, mis on põhiossa paigutamiseks liiga mahukad.

Aruannete liigid

Aruandeid saab liigitada mitmel viisil, näiteks nende eesmärgi, omaduste või mahu järgi. Seega jagunevad aruanded järgmiste tunnuste alusel:

Aruande maht:

• lühike ehk täidesaatev aruanne – kuni 10 lehekülge (lühike ja ülevaatlik teave),
• pikk ehk laiendatud aruanne – üle 10 lehekülje (probleemi põhjalik analüüs ja suurem andmemaht).

Aruande sisu:

• teabe-aruanne – esitab fakte ja andmeid,
• analüütiline aruanne – sisaldab andmete tõlgendust ja järeldusi,
• teaduslik aruanne – põhineb uuringutel ja teaduslikul metoodikal,
• tehniline aruanne – käsitleb tehnilisi või tehnoloogilisi teemasid,
• finantsaruanne – hõlmab finants- ja majandusandmeid,
• perioodiline aruanne – koostatakse regulaarselt, näiteks kord nädalas või kord kvartalis.

Aruande eesmärk: aruanne võib olla näiteks kontrolli-, turundus-, müügi-, õnnetusjuhtumi-, uuringu- või auditiaruanne.

Aruande näidis

Allpool on esitatud lihtsustatud ehk lühendatud aruande näidis.